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Büroeinrichtung

MIT DER PERFEKTEN BÜROEINRICHTUNG ZUM ERFOLG

Die Büroeinrichtung ist das A und O eines jeden Unternehmens. Im Büro werden alle Ge-schäfte, wichtige Kundentelefonate und auch alle anderen Arbeitsprozesse geführt. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass die Büroeinrichtung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt ist. Diese müssen im Normalfall mehrere Stunden täglich in diesem Büro arbeiten und sollten ihre Leistungsfähigkeit optimal einbringen können.



Das Konzept Ihrer Büroeinrichtung sollte stimmen

Um den Arbeitsablauf zu erleichtern, kann die richtige Büroeinrichtung eine große Hilfe sein, denn so wird auch die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter gefördert. Die heutige Zeit befindet sich in einem stetigen Wandel und auch die Büromöbel müssen den jeweiligen Erfordernissen gerecht werden. Um eine angenehme Atmosphäre in den Arbeitsalltag bringen zu können, sollten schlaue Konzepte für die Büroeinrichtung gewählt werden. Natürlich möchten Unternehmen im Sinne der Wirtschaftlichkeit ihre Kosten so gering wie möglich halten, doch bei der Büroeinrichtung zu sparen ist hier der falsche Weg. Die Möbel sollten sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden, doch auch der Gesundheitsaspekt darf nicht außer Acht gelassen werden, wenn die Büroangestellten dauerhaft leistungsfähig bleiben und sich in ihrem Arbeitsalltag wohlfühlen sollen – dies ist eine zentrale Grundbedingung für Erfolg und Produktivität.

Die Büroeinrichtung – die Voraussetzung für Produktivität

Um den individuellen Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter gerecht werden zu können, empfiehlt es sich beispielsweise, variable Möbel für das Büro zu kaufen. Variabilität bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Stühle und Schreibtische in der Höhe verstellbar sein sollten, damit insbesondere eine sitzende Tätigkeit erleichtert werden kann. Schließlich werden im Büro etwa 85% aller anfallenden Arbeiten im Sitzen erledigt.

Eine gerade Körperhaltung schont nicht nur den Rücken der Mitarbeiter, sie verhindert Krankmeldungen und Müdigkeitserscheinungen. Rückenprobleme sind im Bereich der Orthopädie mittlerweile nahezu eine Volkskrankheit und auch weiterhin auf dem Vormarsch.

Die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter wird also gesteigert, wenn eine korrekte Sitzposition und eine optimale Ausrichtung zum Bildschirm des Computers gegeben sind. So werden sich auch nach mehreren Stunden keine gesundheitlichen Beschwerden einstellen. Der optimale Schreibtischstuhl sollte sich in Höhe und Sitzausrichtung verstellen lassen und über eine bequeme Sitzfläche verfügen. Ebenso anpassungsfähig und zweckdienlich sollte der Schreibtisch sein. Idealerweise besitzt er eine ausreichende Ablagefläche für die benötigten Arbeitsutensilien und hat bereits einige Regalfächer und/oder Schubkästen für die wichtigsten Dinge wie Notizzettel, Schreibmaterial und Bürobedarf wie Klammern, Locher etc. integriert. Um den Erfolg und die Effektivität zu steigern, sollte die Büroeinrichtung somit bereits im Vorfeld sorgfältig geplant und anschließend sinnvoll ausgewählt werden.


BÜROEINRICHTUNG UND BÜRORÄUME PLANEN

Büroräume richtig zu planen und einzurichten, egal ob sie privat oder gewerblich genutzt werden, will gut überlegt sein. Wie nutze ich den vorhandenen Platz möglichst sinnvoll? Welche Büromöbel sind sinnvoll? Welche Raumstruktur bietet sich idealerweise an? Wie kann eine hohe Funktionalität gewährleistet werden? Wie kann ich einen harmonischen Raum mit Wohlfühlatmosphäre planen? Das sind nur einige der Fragen, die sich im Vorfeld der Planung stellen. Im weiteren Verlauf verraten wir Ihnen, worauf es dabei ankommt und welche Tricks und Kniffe angewandt werden können, um zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen.

Bestandteile der Büroraumplanung

Eine wichtige Planungsgrundlage ist das jeweilige Büro- und Arbeitsplatzkonzept: Wie sollen die Arbeitsplätze gestaltet werden, was sind die einzelnen Aufgabenbereiche und wie arbeiten die Beschäftigten – z.B. im Team, alleine, teilen sie sich einen Arbeitsplatz etc.

Außerdem muss die Raumfunktion festgelegt werden: Welche Bereiche werden wo zugeordnet, etwa Technikbereich, Kommunikationsbereich, Büroarbeit, Sozialbereich usw.

Weiterhin müssen folgende Kriterien miteinbezogen werden:

  • Art der Tätigkeiten, die im Büro anfallen
  • Anzahl der Beschäftigten -> Raucher? Bedarf für Barrierefreiheit? etc.
  • Benötigte Arbeitsmittel, etwa Rechner, Bildschirm, Drucker, Software, Art der Büromöbel, weitere technische Geräte …
  • Räumliche Gegebenheiten vor Ort  Grundriss des Büroraums, Lage von Elektroanschlüssen, raumlufttechnische Anlagen, Heizung …

Wenn möglich sollten Sie in puncto Arbeitsplatzgestaltung auch auf die Wünsche Ihrer Mitarbeiter eingehen – so fühlen sich diese ernst genommen und werden Sie entsprechend mit Leistungsbereitschaft, Motivation und generell einer positiven Arbeitshaltung „belohnen“.

Was muss bei einer effektiven Büroraumplanung beachtet werden

Zunächst einmal sollten Sie den individuellen Arbeitsflächenbedarf und den benötigten Stauraum (v.a. für Büromöbel) einschätzen. Überlegen Sie, welche Büromöbel erforderlich sind – neben dem Arbeitsplatz u.a. etwa Raum für die Lagerung von Daten, Besprechungsmöglichkeiten in Form von Tisch und Stühlen usw.

Im Sinne einer guten Raumstruktur sollten je nach Bedarf verschiedene Funktionsbereiche (Büroarbeit, Besprechungsbereich, Pausenbereich/Kaffeeküche, Wartebereich/Sitzecke, Lager-/Technikbereich …) geschaffen werden, die z.B. durch Regale, größere Zimmerpflanzen, Stellwände etc. räumlich voneinander abgegrenzt werden. Auf diese Weise gewährleisten Sie einen möglichst effektiven und reibungslosen Ablauf der Büroarbeit. Zudem wird ein gut strukturierter Raum immer als ordentlicher wahrgenommen und das Wohlfühlklima ist auch höher als in einem chaotischen, unstrukturierten Raum.

Tipps zur gelungenen Flächennutzung

Die Grundfläche, die Ihnen zur Einrichtung Ihres Büros zur Verfügung steht, ist begrenzt. Umso wichtiger ist es, diese sinnvoll und platzsparend zu nutzen. Ein Teil der Fläche wird für fixe Stellflächen von Büromöbeln (Schränke, Schreibtische) benötigt. Außerdem gibt es die Benutzerflächen, die es dem oder den Beschäftigten ermöglichen, sich an seinem Arbeitsplatz zu bewegen, ohne sich eingeengt zu fühlen. Ganz wichtig ist es auch, die Möbelfunktionsflächen zu berücksichtigen, sprich herausgezogene Schubladen, geöffnete Schranktüren usw., die sich nicht überlagern dürfen. Pro Arbeitsplatz beträgt der durchschnittliche Platzbedarf übrigens etwa acht bis zehn Quadratmeter.

Raumplanung und Raumklima

Das Raumklima ist ein entscheidender Faktor, ob sich die Beschäftigten wohlfühlen – dies beeinflusst auch ihre Leistungsfähigkeit und Motivation. Heizung/angemessene Temperatur sommers wie winters, Anordnung von Türen und Fenstern (Tageslicht), Sonnenschutz bei starker Sonneneinstrahlung, Belüftung und eine ausreichende Beleuchtung gehören dazu.

Arbeitsplätze sollten sich generell möglichst in der Nähe eines Fensters befinden.

Um das Wohlfühlklima zu erhöhen, spielen Zimmerpflanzen eine entscheidende Rolle, aber auch kleine, stilvoll angerichtete Dekorationsobjekte, etwa Bilder an den Wänden oder verspielte Details bei Gardinen etc.

Übrigens hat nachweislich auch die Farbe des Raumes Einfluss darauf, wie man sich darin fühlt. So sollten große Flächen eher in zurückhaltenden Pastelltönen gestrichen werden – dies wird als angenehm und beruhigend empfunden. Kleine Flächen hingegen dürfen mit kräftigen Farben betont werden – dies wirkt durchaus belebend.

Die Räumästhetik hängt natürlich auch von der Anzahl der Fenster (helle Räume wirken immer freundlicher), der Stellung und Art der Büromöbel (klare Abgrenzungen statt unruhig wirkender, zusammengewürfelt wirkender Möbelkonstellationen) und einem stimmigen Raumkonzept (Design der Möbel, Farben und sonstige Einrichtungsgegenstände sind optisch aufeinander abgestimmt) ab.


DIE RICHTIGE PFLEGE VON BÜROEINRICHTUNGEN

Die Ansprüche an Büromöbel sind hoch – sie sollen funktional und ansehnlich sein, platzsparend aufgestellt werden können und gleichzeitig viel Raum für Ordner & Co. bieten, aber vor allem sollen sie lange halten. Damit die Büroeinrichtung dauerhaft robust bleibt und auch ihre Optik im Laufe der Zeit nicht einbüßt, ist die richtige Pflege von Nöten. Was gilt es dabei zu beachten?

Pflegetipps für Büroeinrichtungen

Raumklima

Zur richtigen Pflege von Möbel ist ein optimales Raumklima unabdingbar, denn dieses wirkt sich nachhaltig auf den Zustand der Möbel aus. Zum idealen Raumklima für die Möbel, aber auch für die Bewohner, gehören die richtige Raumtemperatur und ein entsprechender Gehalt an Luftfeuchtigkeit. Für Büros und Arbeitszimmer bedeutet dies: Eine mittlere Raumtemperatur zwischen 18 und 20 Grad und eine Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und maximal 60 Prozent. Bei diesen Bedingungen fühlt man sich nicht nur wohl, sondern auch die Langlebigkeit der Möbel ist am besten gewährleistet.

Reinigung

Zunächst einmal unabhängig vom Material der Büromöbel sollte die Reinigung grundsätzlich nur mit weichen, sauberen und nicht fusselnden Tüchern erfolgen. Die Reinigung dient vor allem dazu, anhaftenden Staub und leichte Verschmutzungen (z.B. Rückstände von Tesafilm etc.) zu entfernen. Geben Sie dazu in einen Eimer mit lauwarmen Wasser einige (wenige!) Spritzer eines handelsüblichen Reinigungsmittels. Bitte verwenden Sie weder Scheuermittel noch aggressive Bad- und WC-Reiniger.

Mit sanften Druck (nicht polieren oder scheuern) werden nun die Oberflächen abgewischt. Denken Sie daran, dass Möbel feucht, aber nicht nass gereinigt werden dürfen. Zum Ablösen von hartnäckigen Verschmutzungen kann die Konzentration des Reinigungsmittels etwas erhöht werden, jedoch darf dieses niemals unverdünnt auf die Möbeloberfläche gelangen. Abschließend empfiehlt es sich, die Flächen mit einem trockenen Tuch nachzuwischen.

Weitere Pflegehinweise

Im Laufe der Zeit bleiben bei Büromöbeln kleine Blessuren, z.B. Kratzer, Risse, Hitzeflecken (etwa durch auf dem Schreibtisch abgestellte Kaffeetassen) & Co. nicht aus, schließlich ist die Büroeinrichtung jeden Tag starker Beanspruchung ausgesetzt.

Kratzer und Flecken im Holz

Kratzer können durch eine spezielle, auf das jeweilige Material angepasste Politur gut beseitigt werden. Gerade bei nicht lackierten (Vollholz)Möbeln kommt es immer wieder zu unschönen Flecken, meist verursacht durch Flüssigkeiten. Hier kann etwas Öl helfen, das gleichmäßig auf die Fläche aufgetragen werden und eine Weile einwirken muss –allerdings ist das nur bei unbehandelten Oberflächen möglich. Eventuelle Rückstände werden mit einem Lappen entfernt. Um erneuter Fleckenbildung vorzubeugen empfiehlt sich der Einsatz von Bienenwachs, das nach dem Reinigen und Ölen dünn aufgetragen werden muss.

Lackierte Oberflächen und Hochglanzflächen

Lackierte Oberflächen sind schön anzusehen, können aber mit der Zeit stumpf werden. Dies ist auch bei Hochglanzflächen der Fall, die zudem anfällig für optische Beeinträchtigungen in Form von Hand- und Fingerabdrücken sind. Bei ihnen hilft nur regelmäßiges Putzen und der Einsatz einer speziellen Politur. Lackierte Oberflächen erstrahlen übrigens in neuem Glanz, wenn Sie bei der Reinigung einen Spritzer Spiritus ins Wasser beimengen. Etwa einmal im Monat sollte diese Prozedur wiederholt werden.

Risse in Möbeln

Risse in Möbeln sind kein hübscher Anblick. Die Ursache dafür, wenn sie nicht durch unvorsichtige manuelle Einwirkung zu Stande kamen, liegt in einer zu geringen Luftfeuchtigkeit des Büroraumes. Denn bei vermehrter Trockenheit können Möbel Risse bekommen. Wie kann die Luftfeuchtigkeit erhöht werden? Beispielsweise, indem Sie eine Schale mit Wasser auf die Heizung stellen. Manche platzieren die Wasserschale auch direkt unter dem betroffenen Möbelstück. Auch Zimmerpflanzen tragen zur Regulierung eines guten Raumklimas bei.