Büroschränke
Ein Büroschrank ist die wichtigste Ablage und der wichtigste Archivierungsort von Dokumenten und Büchern. Auch für die Kleidung und Arbeitsutensilien werden häufig Schränke benötigt. Bei der Auswahl der Büroeinrichtung gilt es den Bedarf genauer abzuschätzen. Ein Schrank sollte sehr stabil gebaut sein und zu dem restlichen Mobiliar und zur allgemeinen Innenausstattung geschmacklich passen. Nicht jeder Schrank ist für jede Räumlichkeit zu gebrauchen, so dass man häufig eine Ausmessung und einen Grundrissplan benötigt.
Bei den Schränken, die für eine Büroausstattung relevant sind, muss man zwischen Schränken mit Rollo-Verschluß, aufklappbaren Türen und Schränken mit Kleiderstangen und Schubladen unterscheiden. Für den passenden Ort sollte man vorher ausmessen, ob eventuell aufklappbare Türen mit Zimmertüren kollidieren könnten und ob die Raumhöhe angemessen berücksichtigt wurde.
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Die meisten Büroschränke sind aus Holz und in einfachem Weiß gehalten oder in warmen Holzfarben. Der Aufbau und die Pflege ist sehr einfach. Sie besitzen einen stabilen Stand und können einiges an Gewicht durch Aktenordner und Bücher tragen. Auf den geplanten Inhalt sollte besonders geachtet werden, damit er richtig im Schrank dimensioniert werden kann. Für die Büroinnenausstattung sind Flügeltürenschränke, Rolladenschränke, Rollcontainer, Registraturschränke, Schiebetürenschränke, Büroregale, Materialschränke und Wertschutzschränke, bzw. Tresore vorgesehen. Langgezogene Sideboards bieten sehr viel Platz für Aktenordner, die übersichtlich untergebracht werden können und schnell verfügbar sind.
Um weiteres Büromaterial unterbringen zu können, sind auch Schiebetürenschränke, Querrolladenschränke, Hängeregistraturschränke, Karteischränke, Zeichnungsschränke, Schrankwandsysteme, Schubladenschränke, Aktenschränke, Stahl-Flügeltürenschränke, Stahl-Schiebetürenschränke, Stahl-Einschwenktürenschränke, usw. für eine sicherere Unterbringung bestimmter Akten vorgesehen.
Worauf sollte man achten?
Um eine passende Büroeinrichtung zu erhalten gibt es viele Dinge, die zu berücksichtigen sind. Wichtig ist eine geschmackvolle Übereinstimmung mit der Architektur des Hauses, dem Ambiente der Umgebung und der Innenausstattung. Büromöbel sollten einen einladenden warmen und zugleich professionellen und effizienten Charakter ausstrahlen. Welcher Klient wünscht sich nicht, dass sein Fall die Nummer 1 auf der Agenda ist. Neben der Ordnung und Übersichtlichkeit sollte aber auf jeden Fall auch eine gewisse Eleganz und ein entsprechendes Flair den Charakter der Firma widerspiegeln. Für einen Kunden ist die Büroinneneinrichtung eine wichtige Visitenkarte bei einer entsprechenden Wahrnehmung eines Vor-Ort-Termins. Sie sollte stimmig zum Gesamtbild sein, das die Firma darstellt.
Auf ein Corporate Design sollte man im Übrigen in jedem Falle achten.
Viele Arbeitsgänge sind in einem Büro schnell zu absolvieren und für die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit sollten die Büroschränke einen schnellen Überblick über Aktenordner und die Ablage bieten können. Bei der Verwendung von Hängeregistraturen können schnell Akten über Patienten und Klienten durchsucht und ergänzt werden. Ein aufgeräumtes Büro ist eine der wünschenswerten Konsequenzen einer durchdachten Büroeinrichtung. Die Effizienzsteigerung läßt sich direkt in einen Erfolg der ganzen Firma ummünzen.
Will man die Flexibilität erhöhen, um häufigere Änderungen und Anpassungen in der Mitarbeiterstruktur und der Arbeitsorganisation zu erreichen, so ist es sehr hilfreich Möbelstücke und Büroschränke zu nutzen, die variabel anzuordnen sind. Rollcontainer und Rollschränke sind diesbezüglich sehr wertvolle Hilfsmittel, um eine schnelle Anpassung der Büroabläufe an schwankendem Bedarf zu erreichen. Es ist hilfreich alle Beteiligten vorab über eine Reorganisation der Büroeinrichtung zu informieren und sich optimal abzustimmen. Grundrisszeichnungen und CAD-Anwendungen können dabei hilfreich sein.
Qualitätskriterien für Büroschränke
Ein weiterer wichtiger Punkt der beachtenswert ist bei Büroschränken, besteht in der Qualität. Um einen Schrank mit hoher Stabilität und Haltbarkeit bei längerer Nutzungsdauer auszustatten, sollten die Schrankseiten, die Rückwand des Schrankes, die Oberseite und der Unterboden konstruktiv verwindungssteif miteinander verbunden sein. Dadurch kann der Schrank dauerhaft ohne Überlastung genutzt werden. Modularität kann als Qualitätskriterium aufgefasst werden, die den Nutzern eine größere Flexibilität und Nutzungsfreiheit läßt. Viele Schranksysteme- und Kombinationen bieten dies, so dass man vorab die geplante Nutzung abschätzen sollte. In jedem Fall kann dadurch die Nutzungs- und Gestaltungs-Vielfalt erhöht werden.
Für den praktischen Einsatz von Büroschränken ist es wichtig, dass bei Ordner-Ablagen, diese auch am Rand nicht durch Flügeltür- und Rollo-Rahmenbefestigungen beim Einstellen und Herausnehmen von Ordnern behindert werden.
Ein wichtiges Qualitätskriterium für Fach- und Oberböden besteht darin, dass sie nicht Durchbiegen durch eine große Last, die auf sie gelegt wird. Die Absicherung gegen das Durchbiegen ist wichtig, weil sonst andere Gegenstände im Schrank und Teile des Schrankes selbst in Mitleidenschaft gezogen werden.
Die Stabilität der Aufhängung von Fachböden, Hängeregistraturrahmen und anderen tragenden Elementen ist in einer soliden Befestigung erforderlich und sollte bei den Schränken überprüft werden. Um Büroschränke optimal einzurichten und dem Nutzungszweck anpassen zu können, sollte die Inneneinrichtung organisierbar und wandelbar sein.
Um eine stabile Standfläche, bzw. stabile Verhältnisse bei der Aufstellung von Büroschränken zu erhalten, kann man Büroschränke auf umlaufend tragende Sockel (mit Holz oder Stahl) oder auf ein Fußgestell mit Stahl stellen. Um die Stabilität wirklich gut zu erhöhen, müssen Sockel oder Fußgestelle mit Schrauben für einen Bodenausgleich versehen sein. Die benötigte Höhenjustierung sollte bei Schränken und Sockeln dazu von vorne oder auch von dem Innenraum des Schrankes her zugänglich sein, um voll eingerichtete Schränke, die belastet sind, jederzeit durch Anziehen von Schrauben nachjustieren zu können. Um die Büroböden zu schützen ist es sinnvoll die Bodenausgleichs-Schrauben von Sockeln und Fußgestellen mit Kunststoff zu ummanteln um Feuchtigkeit und Beschädigung zu vermeiden.
Bei der Qualitätsüberprüfung sollte man die ausziehbaren Elemente daraufhin untersuchen, ob sie leicht und geräuschlos laufen. Die Türen und Schubladen sollten keine Anschlaggeräusche beim Schließen von sich geben, sondern diese durch ein Puffer abdämpfen. Die Rückwände und Fronten der Büroschränke sollten mit Blenden ausgestattet sein, die schallabsorbierend sind. Durch diese Maßnahmen ist es möglich, ein ruhiges Büro zu erreichen, das effektiv an seinen Aufgaben arbeitet.
Die ausziehbaren Elemente sollten auf den Seiten verdeckte Führungen besitzen, damit keine Verschmutzungs- und auch keine Verletzungsgefahren für Nutzer entstehen können. Diese Elemente müssen überprüft werden, ob sie sich aus der Verankerung lösen könnten. Falls dies nicht der Fall ist, so ist die Qualität des Möbelstückes besser einzustufen.
Die Fachböden sollten gegen unbeabsichtigtes Herausrutschen und Kippen abgesichert sein.
Büromöbel sollten allgemein nicht mit scharfen Kanten ausgestattet sein, sondern nur mit runden und abgerundeten Oberflächen gestaltet sein, um keine Verletzungsgefahr zu bieten.
Um die größtmögliche Sicherheit beim Erwerb von Büroschränken zu erhalten, sollte man sich nach Qualitätssiegeln erkundigen. Beispielsweise gibt es im Rahmen der Baumusterprüfung das Siegel „Geprüfte Sicherheit“ nach dem Geräte und Produktsicherheitsgesetz (näheres z.B. im Internet auf der Seite Assmann Qualität). Es werden die unterschiedlichen Sicherheitskriterien dort beschrieben und als Kunde erkennt man durch dieses betreffende Siegel, dass es sich um ein sicherheitsgeprüftes Möbelstück handelt.
Neben der Sicherheitsprüfung gibt es auch eine Umweltverträglichkeitsprüfung, die ebenfalls wichtig ist. Ein Möbelstück sollte umweltschonend gefertigt und ohne Giftstoffe produziert worden sein. Es gibt immer wieder Probleme im Raumklima, die durch eine Billigfertigung der verwendeten Möbelstücke entstehen. Daher sollte man in diesem Falle nicht so sehr nach den Kosten sehen, sondern auch auf Gütesiegel mit Umweltverträglichkeitsprüfung achten. Bekanntestes Siegel ist der „Blaue Engel“, der für ein umweltverträgliches Produkt vergeben werden darf. Holzwerkstoffe und Holzprodukte, die unter diesem Siegel untersucht und für unbedenklich eingeschätzt wurden, geben keine Schadstoffe an das Arbeitsumfeld ab. Ein optimales Raum- und Arbeitsklima läßt sich auch auf diesem Weg erreichen. So lassen sich die besten Voraussetzungen für ein perfektes Team und ein optimales Arbeitsumfeld schaffen. Das ist dann der erste Schritt zur Umsetzung der eigenen Unternehmensziele für Kunden und Gesellschaft.
Integration von technischen Gerätschaften
Um in offen gestalteten Schränken mit großen Zwischenablagen und offenen Standflächen technische Geräte wie Monitore, Printgeräte, Kopierer, etc. unterbringen zu können, müssen diese Büroschränke nicht nur über die Stellfläche, sondern auch über entsprechende Kabelkanäle und Befestigungen für Daten- und Stromkabel verfügen. Diese sollten nicht sichtbar in der Innenseite angebracht sein, allerdings so zugänglich, dass man einfache Änderungen am Standort von Geräten noch mit geringem Aufwand umsetzen kann. Die Konstruktion dieser Art von Schränken unterscheidet sich signifikant und entsprechend unterschiedlich ist auch die Handhabung. Am besten man läßt sich für solche Fälle gut beraten um gründlich durchdachte Kaufentscheidungen zu treffen.
Es gibt auch DIN-Vorschriften, die bestimmte Anforderungen an die Sicherheit und die Qualitätsstandards haben. Beispielsweise dienen Installationskanäle nach den Anforderungen der DIN EN 50085-1 und der VDE 0604-1 der Sicherheit am Arbeitsplatz.
Bei in den Büroschränken integrierten Installationskanälen mit eingebauten Steckdosen sollten diese zuverlässig befestigt und so konstruiert und angebracht sein, dass keine Flüssigkeit in die Steckdosen eindringen kann und bei denen die Stecker leicht eingesteckt und abgezogen werden können.
Vorstellung des Büroschrankmobiliars
Die einzelnen Unterbringungsmöglichkeiten von Akten, Drucksachen, Ordnern, Dokumenten und Büchern sollen im Folgenden erläutert werden.
Aktenschränke dienen als Aufbewahrungsort von diversen Akten, die im Unternehmen zur Dokumentation von Abläufen, Personalangelegenheiten, Rechnungen, Korrespondenzen, Verträgen und Beschreibungen dienen.
Kompliziertere Schranksysteme ermöglichen es, Endgeräte wie Monitore, Printausgabegeräte, Kopierer, Scanner und Rechner in den Schrank zu integrieren. In diesem Fall ist es sogar möglich, die Geräte mit abschließbaren Türen gegen ungewollten Zugriff zu sichern. Dadurch lassen sich sehr aufgeräumte Büros mit klarer und übersichtlicher Struktur erreichen. Man sollte sich gründlich vor der Einrichtung in diesem Stil beraten lassen.
Auch Verbrauchsmaterialien werden in Büroschränken untergebracht und sollten trocken und sicher gelagert werden, damit die Haltbarkeit keinen weitergehenden Einschränkungen unterworfen ist. Übersichtliche Lagerung von Verbrauchsmaterialien ermöglicht die rechtzeitige Nachbestellung wichtiger Komponenten, wie Drucker- und Kopiererutensilien. Das sind z.B. Papier, Toner und Tinte.
Eine weitere Funktion von Büroschränken besteht in der Aufbewahrung von Werkzeug und Ersatzteilen für das Büro.
Preisliche Gestaltung der Schränke
Büroschränke haben je nach Ausstattung, Qualität, Größe, Zusammenstellung, Hersteller, Funktion und Design eine unterschiedliche preisliche Gestaltung. Das variiert von wenigen hundert Euro bis hin zu mehreren tausend Euro. Auf Grund der großen Unterschiede zwischen den Anbietern und der geplanten Funktion des Möbelstückes, sollte man eine gute Planung in Vorbereitung für eine Neueinrichtung fest vorsehen.
Will man qualitativ hochwertige Schränke im Büro nutzen, so muss man für die Anschaffung der Schränke ein gewisses Budget einplanen. Flexible Kombinationen mit Beistellschränken und Rollcontainern kosten beispielsweise meist zwischen 100 € und 300 €. Kleinere Flügeltürschränke in Holz, Stahl oder Aluminium kosten meist zwischen 200 € und 500 €. Kombinationen mit großen Aktenschränken, die für eine Vielzahl von Ordnern und Akten vorgesehen sind, kosten durchaus 1.000 € bis 10.000 €. Für die richtige Kombination sollte man sich bei diesen Kosten mehr Zeit für die Suche und die Beratung lassen.